Viết hóa đơn là một nghiệp vụ kế toán đòi hỏi sự tỉ mỉ và cận thận. Tuy nhiên, chính xác tuyệt đối là điều khó có thể xảy ra. Vậy khi viết sai hóa đơn điện tử cần phải làm gì? Cùng tìm hiểu chi tiết cách xử lý hóa đơn điện từ viết sai trong phần bài chia sẻ dưới đây nhé!

Căn cứ khi xử lý hóa đơn điện tử viết sai năm 2022

Những hóa đơn điện tử viết sai sẽ được căn cứ theo quy định và điều khoản để điều chỉnh. Hiện nay, những hóa đơn điện tử loại mới sẽ được căn cứ chỉnh sửa theo Nghị quyết số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC. Cụ thể, hướng dẫn xử lý hóa đơn có sai sót được quy định ở:

• Điều 19 của Nghị quyết số 123/2020/NĐ-CP.
• Khoản 1, Điều 7 của Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

Căn cứ để xử lý hóa đơn điện tử theo hông tư số 78/2021/TT-BTC

Bên cạnh đó, tùy theo từng trường hợp, cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai sẽ có quy trình điều chỉnh khác nhau.

Quy trình xử lý hóa đơn điện tử chưa có mã số của CQT

Sai thông tin của bên mua hàng

Hóa đơn điện tử chưa có mã số của CQT (Cơ quan thuế) có các lỗi sai về thông tin của người mua hàng cụ thể là tên, địa chỉ. Trong trường hợp này, cách xử lý rất đơn giản, không phải lập lại hóa đơn mà vẫn sử dụng hóa đơn cũ. Nhưng bên bán hàng (bên viết hóa đơn điện tử) cần phải thông báo cho bên mua hàng nắm rõ về sai sót này.

Sai thông tin về mã số thuế, giá trị thuế

Đối với các lỗi sai về: mã số thuế, giá trị đơn hàng, tên hàng hóa, số lượng, tiền thuế ở hóa đơn điện tử chưa có mã số của CQT, người lập hóa đơn có thể xử lý theo 2 cách sau:

• Lập thêm một hóa đơn điện tử điều chỉnh lại phần sai sót

Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, bên bán và bên mua cần phải thực hiện thỏa thuận bằng văn bản với nội dung chỉ rõ phần sai sót cần điều chỉnh. Thêm vào đó, hóa đơn điện tử điều chỉnh bắt buộc phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”

Hóa đơn điều chỉnh sai sót cho hóa đơn điện tử viết sai

• Lập một hóa đơn điện tử thay thế

Hai bên cần thiết lập văn bản thỏa thuận chỉ rõ nội dung sai trong hóa đơn điện tử đã lập trước đó. Sau đó, bên bán mới lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn viết sau. Chú ý, hóa đơn thay thế phải có ghi “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”

Quy trình xử lý hóa đơn điện tử đã có mã số của CQT

Đối với hóa đơn điện tử có sai sót nhưng đã có mã số của CQT, cách xử lý phức tạp và nhiều công đoạn hơn. Quy trình xử lý hóa đơn điện tử viết sai có mã số CQT được chia thành 3 trường hợp cụ thể:

Khi chưa gửi cho người mua

Trong trường hợp hóa đơn đã có mã số được phát hiện có lỗi trước khi gửi sang bên mua, bên bán sẽ cần xử lý theo 2 bước sau:

Bước 1: Gửi thông báo về việc hủy hóa đơn có mã bị viết sai cho CQT. Thông báo này phải được gửi theo mẫu quy định, cụ thể là Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA theo Nghị quyết số 123/2020/NĐ-CP.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới thay thế gửi cho CQT để cấp mã mới, tiếp theo gửi hóa đơn mới cho bên mua hàng.

Khi đã gửi cho người mua

Với trường hợp đã gửi cho bên người mua, lỗi sai trên hóa đơn điện tử có mã số của CQT mới được phát hiện. Trong quá trình xử lý, bên bán cần phải thực thỏa thuận điều chỉnh/thay thế với bên người.

• Đối với lỗi sai về thông tin của người mua

Bước 1: Thông báo với người mua về lỗi sai trên hóa đơn và không cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn mới.

Bước 2: Thông báo với CQT về lỗi sai trên hóa đơn đã có mã số theo văn bản Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA trong Nghị quyết số 123/2020/NĐ-CP.

• Đối với lỗi sai khác

Các hóa đơn điện tử đã có mã số của CQT có lỗi sai: mã số thuế, tiền thuế, sản phẩm, số lượng, tiền trên đơn sẽ có hai cách xử lý là viết hóa đơn điều chỉnh phần sai hoặc lập hóa đơn mới thay thế. Dù là sử dụng hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế để xử lý hóa đơn điện tử viết sai, hóa đơn điện tử mới phải được gửi cho CQT để cấp mã. Sau đó, bên bán mới gửi hóa đơn này cho bên mua.

Hóa đơn điện tử đã có mã số của CQT có sai sót sau khi điều chỉnh/thay thế phải gửi CQT để cấp mã số mới

CQT phát hiện sai sót

Các hóa đơn điện tử đã có mã số được CQT phát hiện có sai sót sẽ được xử lý theo quy trình như sau:

• CQT gửi thông báo để người bán kiểm tra sai sót trong hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB theo Nghị quyết số 123/2020/NĐ-CP.
• Bên bán gửi thông báo về việc kiểm tra hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA về cho CQT.
• Thực hiện điều chỉnh/lập lại hóa đơn điện tử mới tùy theo từng trường hợp như trên.

Chú ý: CQT sẽ gửi 2 lần thông báo cho bên người bán. Nếu bên người bán không phản hồi trong thời gian được ghi ở văn bản thông báo, CQT sẽ chuyển sang kiểm tra việc sử dụng hóa đơn điện tử của bên người bán.

Sai sót là điều khó thể tránh khi viết hóa đơn điện tử. Hy vọng hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai bên trên sẽ giúp bạn bình tĩnh hơn trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến hóa đơn thuế.